Ostatnia aktualizacja:
Postanowienia ogólne
Niniejsza polityka prywatności (dalej: „Polityka”) wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe osób korzystających z serwisu WebFlare.pl (dalej: „Serwis”) – w szczególności użytkowników zakładających Konto, Klientów składających zamówienia w Sklepie, osób korzystających z systemu zgłoszeń oraz formularza kontaktowego.
Dane przetwarzamy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Hubert Soja, wykonujący działalność nierejestrowaną, ul. Grodziskowa 7, 28-400 Pińczów (dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem e-mailowo: [email protected], przez system zgłoszeń w Panelu klienta, formularz kontaktowy lub listownie na adres wskazany powyżej. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, z jakich funkcji Serwisu korzystasz:
- Konto: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (wyłącznie w postaci zaszyfrowanego skrótu – nie znamy Twojego hasła), opcjonalnie nazwa firmy, NIP, numer telefonu, dodatkowy kontakt i adres.
- Zamówienia i dokumenty sprzedaży: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), adres, kod pocztowy, miasto, kraj, nazwa firmy i NIP (opcjonalnie), uwagi do zamówienia, zamówione produkty, warianty licencji, kwoty, klucze licencji, historia statusów zamówienia, treść oświadczeń złożonych przy zamówieniu (akceptacja Regulaminu, zgoda na dostarczenie treści cyfrowej).
- Płatności: identyfikator transakcji nadany przez operatora HotPay, kwota, status i data płatności. Nie przetwarzamy danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości – podajesz je wyłącznie na stronie operatora płatności.
- Zgłoszenia: temat, kategoria, treść wiadomości, przesłane załączniki (np. zrzuty ekranu, logi, archiwa) oraz historia korespondencji.
- Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy (opcjonalnie), typ usługi oraz treść wiadomości.
- Newsletter: adres e-mail, data i adres IP zapisu, data potwierdzenia lub wypisania, miejsce zapisu (np. blog, profil Konta).
- Recenzje produktów: ocena, tytuł i treść recenzji, data dodania; przy opublikowanej recenzji wyświetlamy Twoje imię i pierwszą literę nazwiska oraz oznaczenie „Zakup zweryfikowany”.
- Kody rabatowe: użyty kod, wysokość udzielonego rabatu i zamówienie, do którego został zastosowany (w celu rozliczenia zamówienia i pilnowania limitu użyć kodu).
- Pliki od Administracji: pliki przypisane do Twojego Konta (np. kopie zapasowe, projekty) wraz z informacją o ich pobraniu.
- Historia pobrań plików: który plik (Produktu, od Administracji lub projektu) został pobrany, data i godzina pobrania oraz adres IP – w celu potwierdzenia dostarczenia treści cyfrowej, rozpatrywania wniosków o zwrot zgodnie z Regulaminem (§ 13) oraz ochrony przed nadużyciami.
- Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, informacja o przeglądarce (user-agent), daty logowania i ostatniej aktywności, aktywne sesje, nieudane próby logowania oraz dziennik zdarzeń bezpieczeństwa (np. zmiana hasła lub adresu e-mail). W przypadku osób z obsługi Serwisu rejestrujemy także działania w panelu administracyjnym (np. zmiany treści stron, ustawień i uprawnień) wraz z datą i adresem IP.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do założenia Konta, złożenia i realizacji zamówienia, wystawienia dokumentu sprzedaży lub obsługi zgłoszenia. Dane oznaczone jako opcjonalne możesz pominąć.
Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Założenie i prowadzenie Konta, świadczenie usług elektronicznych (Panel klienta, zgłoszenia, powiadomienia, pliki) | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną |
| Przyjęcie, realizacja i obsługa zamówienia, dostarczenie Produktów cyfrowych, udzielenie licencji, aktualizacje w okresie wsparcia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży / dostarczenia treści cyfrowej |
| Obsługa płatności i weryfikacja ich poprawności | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapobieganie nadużyciom |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów sprzedaży (rachunków, faktur), prowadzenie ewidencji sprzedaży | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych |
| Rozpatrywanie reklamacji i oświadczeń o odstąpieniu od umowy | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki z ustawy o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego |
| Odpowiedź na wiadomości z formularza kontaktowego, przygotowanie wyceny Usługi indywidualnej | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prowadzenie korespondencji) |
| Wysyłka wiadomości transakcyjnych: kody weryfikacyjne, potwierdzenia zamówień, odpowiedzi w zgłoszeniach, powiadomienia o bezpieczeństwie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie bezpieczeństwa Konta |
| Rejestrowanie pobrań plików jako dowód dostarczenia treści cyfrowej i podstawa rozpatrywania wniosków o zwrot | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń) |
| Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu: ochrona przed włamaniami i nadużyciami (brute-force, przejęcie sesji), dziennik zdarzeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Wysyłka newslettera z informacjami o nowych produktach, aktualizacjach i promocjach (po zapisie przez formularz i potwierdzeniu linkiem z e-maila albo po zaznaczeniu zgody w profilu Konta) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, którą możesz w każdej chwili wycofać linkiem w wiadomości lub w profilu Konta |
| Publikacja recenzji produktów i ich moderacja | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – świadczenie usługi publikacji recenzji, o którą prosisz, dodając recenzję; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – weryfikacja, że recenzję dodała osoba, która nabyła produkt |
Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego.
Okres przechowywania danych
- Konto: przez czas jego prowadzenia; po usunięciu Konta – do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń, z zastrzeżeniem danych, które musimy przechowywać dłużej (np. dokumenty sprzedaży).
- Zamówienia i dokumenty sprzedaży: przez okres wymagany przepisami podatkowymi – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – oraz do czasu przedawnienia roszczeń z umowy.
- Licencje i dostęp do Produktów cyfrowych: przez czas trwania Licencji, abyś mógł pobierać pliki i aktualizacje.
- Zgłoszenia i załączniki: przez czas prowadzenia Konta, nie dłużej niż 3 lata od zamknięcia zgłoszenia, chyba że są potrzebne do obrony przed roszczeniami.
- Formularz kontaktowy: do czasu zakończenia korespondencji, a jeśli nie doszło do współpracy – nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu.
- Dane techniczne: sesje – do wylogowania lub wygaśnięcia (domyślnie po okresie bezczynności); token „Zapamiętaj mnie” – 30 dni; rejestr prób logowania i dziennik zdarzeń bezpieczeństwa – do 12 miesięcy.
- Newsletter: do czasu wycofania zgody (po wypisaniu przechowujemy adres z datą wypisu, aby móc wykazać, że zgoda została wycofana); niepotwierdzone zapisy usuwamy automatycznie po 7 dniach.
- Historia pobrań plików: przez czas trwania Licencji lub prowadzenia Konta; adres IP przypisany do pobrania jest automatycznie anonimizowany po 12 miesiącach.
- Recenzje: do czasu ich usunięcia przez Administratora, na Twoją prośbę lub wraz z usunięciem Konta.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej wycofania.
Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić Serwis i realizować zamówienia, w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań:
- dostawca hostingu i serwerów – przechowywanie bazy danych i plików Serwisu (podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia),
- dostawca usług poczty elektronicznej – wysyłka wiadomości transakcyjnych i korespondencji,
- operator płatności HotPay.pl – obsługa płatności internetowych; w zakresie danych płatniczych operator działa jako odrębny administrator danych na podstawie własnej polityki prywatności (przekazujemy mu: kwotę, opis i numer zamówienia, adres e-mail oraz imię i nazwisko),
- dostawcy usług księgowych lub prawnych – jeżeli korzystamy z ich pomocy (np. przy rozliczeniach lub dochodzeniu roszczeń),
- organy publiczne – wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.
Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Serwis wykorzystuje czcionki Google Fonts, przy których pobieraniu Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC), co może wiązać się z przekazaniem adresu IP do państwa trzeciego (USA). Google LLC uczestniczy w programie EU–US Data Privacy Framework, w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych.
Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Serwis wykorzystuje wyłącznie pliki cookies i mechanizmy pamięci przeglądarki niezbędne do jego działania. Nie stosujemy cookies reklamowych ani śledzących, a obecnie nie korzystamy z narzędzi analitycznych firm trzecich. Jeżeli zostaną wprowadzone, poprosimy o zgodę i zaktualizujemy niniejszą Politykę.
| Nazwa | Rodzaj | Cel | Czas |
|---|---|---|---|
WFSESSID | cookie niezbędne | utrzymanie sesji i zalogowania, ochrona formularzy (CSRF) | do zamknięcia przeglądarki / wylogowania |
WFREMEMBER | cookie niezbędne (opcjonalne) | funkcja „Zapamiętaj mnie” – tylko gdy zaznaczysz ją przy logowaniu | 30 dni |
zentic_cart_v1, zentic_wishlist_v1 | localStorage | zawartość koszyka i listy życzeń (tylko identyfikatory produktów, warianty i ilości) | do wyczyszczenia przez użytkownika lub złożenia zamówienia |
zentic_theme, zentic_cookie_consent | localStorage | zapamiętanie trybu jasnego/ciemnego i decyzji dotyczącej komunikatu o cookies | do wyczyszczenia przez użytkownika |
Cookies niezbędne nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej). Możesz zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki, jednak ich zablokowanie uniemożliwi logowanie i składanie zamówień.
Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych – większość z nich możesz samodzielnie zmienić w Panelu klienta (zakładki „Profil” i „Bezpieczeństwo”),
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów prawa,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected] lub utwórz zgłoszenie w Panelu klienta. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, aby nie ujawnić danych osobie nieuprawnionej.
Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub ujawnieniem, w szczególności:
- szyfrowane połączenie HTTPS,
- przechowywanie haseł wyłącznie w postaci kryptograficznych skrótów (Argon2id / bcrypt),
- weryfikację adresu e-mail kodem jednorazowym i ochronę przed odgadywaniem haseł (blokada po wielu nieudanych próbach),
- zabezpieczone sesje (ochrona przed przejęciem i utrwaleniem sesji) oraz tokeny chroniące formularze,
- przechowywanie przesłanych plików poza publicznie dostępnymi katalogami – pobranie pliku jest możliwe wyłącznie po zalogowaniu i weryfikacji uprawnień,
- szyfrowanie danych dostępowych do usług zewnętrznych oraz system uprawnień ograniczający dostęp do danych osobom upoważnionym (np. adresy IP widoczne tylko dla wybranych administratorów),
- rejestrowanie działań administracyjnych.
Zmiany w polityce prywatności
Polityka może być aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, wprowadzeniem nowych funkcji Serwisu lub zmianą dostawców usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem webflare.pl/privacy, a o istotnych zmianach poinformujemy użytkowników posiadających Konto wiadomością e-mail lub ogłoszeniem w Panelu klienta.
Kontakt
W sprawach związanych z niniejszą Polityką oraz ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:
- e-mailowo: [email protected],
- przez system zgłoszeń w Panelu klienta,
- za pośrednictwem formularza kontaktowego,
- listownie: Hubert Soja, ul. Grodziskowa 7, 28-400 Pińczów.